KIVO

KIVO
KIVO is een toonaangevende producent van duurzame verpakkingsoplossingen en staat bekend om hun focus op innovatie, kwaliteit en milieuvriendelijkheid. Met meer dan 350 medewerkers in Nederland en Kosovo werken ze als één familie samen aan efficiënte en verantwoorde verpakkingsproducten. KIVO streeft ernaar om hoogwaardige verpakkingen te leveren die zowel functioneel als duurzaam zijn. Hun kernwaarden – kwaliteit, samenwerking en continue verbetering – vormen de basis van hun succes. Door voortdurend te investeren in technologie en procesoptimalisatie, zet KIVO zich in voor een duurzamere toekomst en een efficiëntere werkwijze.

Industrie: Logistiek

Bedrijfsgrootte: 350

Locatie: Nederland & Kosovo

Bij KIVO staat continue verbetering centraal. Als toonaangevende speler in duurzame verpakkingsoplossingen streven ze ernaar om processen efficiënter en effectiever te maken. In hun zoektocht naar optimalisatie kwamen ze tot de conclusie dat digitalisering van data en betere samenwerking tussen afdelingen nodig was. Qooling bood de tools om deze doelen te ondersteunen en te realiseren.

De aanleiding voor verandering

KIVO streeft er altijd naar om hoogwaardige kwaliteit te leveren, maar merkte dat de bestaande processen optimalisatie nodig hadden. Er was onvoldoende verbetering zichtbaar in de kwaliteitscijfers, en er werd onvoldoende geleerd van eerdere audits. Dit leidde ertoe dat klanttevredenheid niet verbeterde. De behoefte aan een effectievere werkwijze werd steeds urgenter.

Een belangrijke uitdaging was het gebrek aan gestructureerd takenbeheer. Taken en opvolgingen werden verspreid over verschillende systemen, zoals Word, Excel en Teams, zonder duidelijke tracering. Dit resulteerde in:

Geen centraal overzicht:: 100 verschillende to-do lijsten maakten het moeilijk om taken efficiënt op te volgen.
Geen inzicht in voortgang: Omdat taken niet centraal werden beheerd, was onduidelijk wat al was opgepakt en wat nog openstond.
Lange doorlooptijdenHet opvolgen van acties duurde te lang. Vaak genoeg kwam door het gebrek aan inzicht een taak uit een audit pas bij de volgende audit weer op het netvlies.

Inefficiënte audits: Door het gebrek aan structuur en overzicht waren audits tijdrovend, intensief maar te weinig diepgaand.

De hiaten erkennen: waarom integratie onvermijdelijk werd

KIVO probeerde deze problemen op te lossen door keuzes te maken. Toch bleef er een sterke behoefte aan een geïntegreerde oplossing die processen beter zou ondersteunen en stroomlijnen. Dit was het moment waarop KIVO besloot om te digitaliseren en een effectiever kwaliteitsbeheer te realiseren. KIVO was al lange tijd bezig met kwaliteitsmanagement, maar merkte dat verbeteringen minder snel werden doorgevoerd dan gewenst. Ze liepen tegen een aantal organisatorische uitdagingen aan:

Versnipperde processen: Documentatie was verspreid over verschillende systemen zoals Word, Excel en Teams, wat samenwerking en overzicht bemoeilijkte.
Beperkte traceerbaarheid: Het was lastig om inzicht te krijgen in de voortgang van taken en acties, waardoor audits en verbeterprocessen langer duurden.
Ruimte voor optimalisatie: Er was behoefte aan een efficiëntere manier om incidenten, taken en procedures te beheren en verbeteren.

KIVO zag de kans om kwaliteitsbeheer verder te stroomlijnen en koos ervoor om hun processen te digitaliseren met een geïntegreerde oplossing.

De oplossing: Digitalisering met Qooling

KIVO besloot Qooling in te zetten als platform om hun QHSE-processen efficiënter te maken. Dit bood hen:

Een centrale plek voor kwaliteitsbeheer: Alle workflows, incidenten, taken en audits zijn nu eenvoudig te beheren en inzichtelijk voor betrokkenen.
Verbeterde samenwerking: Met een gedeeld platform kunnen teams effectiever communiceren en acties sneller oppakken.

Data-gestuurde inzichten: Door real-time informatie te verzamelen en analyseren, kunnen verbeteringen sneller worden doorgevoerd.

Qooling QHSE Management platform General industry

Resultaten en conclusie

Sinds de overstap naar Qooling heeft KIVO aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd in hun kwaliteitsmanagement. Door processen te digitaliseren en centraliseren, konden zij efficiënter werken en een beter inzicht krijgen in hun operationele prestaties. De belangrijkste resultaten zijn:

Streamlined processes: All procedures, tasks, and follow-ups are now available in one centralized location, preventing fragmentation and improving efficiency.

Betere analyse en verbeteringen: Het gebruik van digitale formulieren zorgt ervoor dat analyses eenvoudiger kunnen worden uitgevoerd en verbeteringen sneller kunnen worden doorgevoerd.

Transparante communicatie: Leveranciersklachten worden nu bijgehouden en direct inzichtelijk gemaakt. Alle leidinggevenden hebben toegang tot het systeem, waardoor communicatie tussen afdelingen en teams is verbeterd.

Effectieve incidententen management: Incidents and deviations are now properly recorded and no longer get lost in emails. Information is always accessible and acted upon.

Besparing van tijd en middelen: Dankzij de optimalisatie is KIVO erin geslaagd om 1800 uur aan arbeid te besparen in het proces van het behandelen van klantklachten alleen al.

Verbeterd bewustzijn en cultuur: Door supplier- en cultuurenquêtes uit te voeren, heeft KIVO meer inzicht gekregen in de kwaliteit van haar leveranciers en bedrijfscultuur. Hierdoor kunnen programma’s om kwaliteitsbewustzijn te verhogen beter worden opgesteld.

Geoptimaliseerde audits: Interne audits verlopen nu sneller en gestructureerder, met alle taken, opvolgingen en documenten op één plek.

Maatwerk en flexibiliteit: Qooling bood KIVO een platform op maat, waardoor specifieke bedrijfsprocessen beter werden ondersteund.

Conclusie

De keuze om te digitaliseren en processen te optimaliseren heeft KIVO geholpen om kwaliteitsmanagement effectiever in te richten. Qooling fungeert als een ondersteunend platform dat inzicht, structuur en efficiëntie biedt. Hierdoor kan KIVO zich blijven richten op hun kernwaarden: innovatie, kwaliteit en duurzaamheid. De samenwerking tussen technologie en de continue verbetermentaliteit binnen KIVO heeft geleid tot een succesvolle transformatie.